Ngày khai trương đóng vai trò quan trọng trong một doanh nghiệp. Đây là đầu mối cho sự thành công trong kinh doanh trong tương lai. Nếu bạn sắp tổ chức lễ khai trương cửa hàng, salon, spa, nhà hàng… nhưng chưa biết quy trình tổ chức lễ khai trương như thế nào? Hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây nhé!
Khai trương là gì?
Khai trương là cơ hội đặc biệt quan trọng đối với các spa, thẩm mỹ viện, nhà hàng, cửa hàng, quán ăn, công ty,… Khi chuẩn bị bắt đầu một cơ sở mới.
Trong tiếng Trung, từ “khai” có nghĩa là sự bắt đầu của một quá trình. Chữ “trường” có nghĩa là thể hiện uy tín của mình cho mọi người thấy. Do đó, việc mở lời có thể được hiểu là sự khởi đầu của một quá trình và một thông báo tới công chúng.
Tùy vào quy mô của doanh nghiệp, sự kiện này sẽ có những hạng mục khác nhau. Nhưng nhìn chung, trong ngày khai trương thường sẽ có các phần như đón khách, giới thiệu, biểu diễn, cắt băng khánh thành, chiêu đãi, bế mạc…
Tầm quan trọng của việc tổ chức lễ khai trương
Như đã biết, khai trương là một hình thức mở cửa đặc biệt quan trọng đối với một doanh nghiệp. Vậy tầm quan trọng thực sự của việc tổ chức khai trương là gì? Hãy cùng tìm hiểu qua nội dung sau:
- Lễ khai trương là bước đánh dấu sự ra đời của một doanh nghiệp. Theo tín ngưỡng cổ xưa, nếu mất đầu thì sẽ xuyên qua đuôi. Một buổi lễ khai trương chuyên nghiệp và thành công sẽ giúp tạo nền tảng cho một doanh nghiệp thành công và thịnh vượng trong tương lai. Đây chính là niềm tin và hy vọng cho con đường khởi nghiệp tương lai của gia chủ.
- Trong kinh doanh, sự kiện khai trương được coi là dịp để giới thiệu sản phẩm kinh doanh của doanh nghiệp tới công chúng. Banner, banner, thiệp mời, trạng thái khai trương,… sẽ là công cụ để quảng cáo sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp tới người xem. Khi khách hàng vô tình truy cập được những thông tin này trong ngày khai trương, khách hàng sẽ có xu hướng tìm hiểu và trải nghiệm những sản phẩm này nhiều hơn.
- Lễ khai trương giúp tăng nhận diện thương hiệu, từ đó thu hút nhiều khách hàng và sự tin tưởng từ các đối tác kinh doanh. Vì vậy, sự kiện khai trương được coi là công cụ truyền thông hữu hiệu giúp công chúng biết đến doanh nghiệp một cách rộng rãi hơn.
- Về mặt nội bộ, hoạt động khai trương sẽ giúp các nhân viên trong doanh nghiệp gắn kết với nhau hơn. Sự kiện đặc biệt này sẽ giúp nâng cao tinh thần đồng đội, nâng cao tinh thần và trách nhiệm của mỗi nhân viên.
- Lễ khai trương là món quà tinh thần khích lệ các doanh nghiệp khi bắt đầu hành trình kinh doanh của mình. Trong ngày đặc biệt này, khách mời sẽ đến chúc mừng, tặng quà và gửi lời chúc mừng đến gia chủ. Nó được coi là bệ phóng tinh thần tuyệt vời để các spa, thẩm mỹ viện, cửa hàng, công ty… vững tin vào tương lai phía trước.
Quy trình tổ chức lễ khai trương chi tiết
Để có một sự kiện khai trương thành công thì khâu tổ chức là điều bạn không nên bỏ qua. Mỗi bước từ a đến z nên sắp xếp theo từng bước nhất định để tránh sai sót và dễ dàng xem xét các vấn đề phát sinh. Thông thường đối với các công ty nhỏ quá trình khai trương sẽ mất từ 2 đến 3 tuần. Còn với những sự kiện quy mô lớn, lượng khách mời lớn thì thời gian chuẩn bị phải mất tới 2, 3 tháng.
Dưới đây là 7 bước cơ bản trong quy trình lễ khai trương :
Bước 1: Chọn ngày diễn ra sự kiện
Theo quan niệm được truyền lại từ ông bà chúng ta, mọi việc muốn tốt đẹp đều phải có khởi đầu hạnh phúc. Vì vậy, việc lựa chọn ngày giờ khai trương là một việc vô cùng quan trọng mà mỗi doanh nghiệp nên quan tâm.
Bạn nên chọn ngày khai trương thật kỹ để chúc chuyến hành trình khởi đầu vui vẻ nhé. Đối với việc mở nhà hàng, spa, café, quán ăn…, bạn phải hạn chế mở vào các ngày “Ba Nương” – và tránh các ngày 3, 7, 13, 18, 22, 27 âm lịch. Thông thường, lễ khai trương nên được tổ chức vào các ngày 4, 6, 8,… Bởi đây là những ngày chẵn tượng trưng cho sự viên mãn, trọn vẹn và hạnh phúc. Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo thầy bói để biết tuổi khai lộc, giờ cúng khai trương tốt ,… nhìn. Từ đó bạn có thể dễ dàng lên kế hoạch cụ thể cho ngày đặc biệt này.
Nếu không chọn ngày khai trương tốt thì rất có thể bạn sẽ chọn sai ngày khai trương tại các đám ma, án mạng. Đó là điều cấm kỵ đối với người kinh doanh vì nó mang lại điều không may mắn và khiến quá trình hoạt động kinh doanh dễ gặp nhiều xui xẻo, tai họa. Đây là điều chắc chắn không ai mong muốn xảy ra.
Bước 2: Lên ý tưởng, xác định thông điệp muốn truyền tải
Để lễ khai trương cửa hàng được diễn ra, trước tiên ban tổ chức phải xác định được concept chính cho sự kiện này. Việc lên ý tưởng và chủ đề cho ngày khai trương phần lớn phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng cũng như phong cách và loại hình kinh doanh.
Ý tưởng khai trương độc đáo, sáng tạo và không phô trương sẽ giúp doanh nghiệp thu hút được nhiều sự chú ý trong ngày khai trương. Những concept mở đầu phổ biến như: concept lãng mạn, concept độc đáo, concept tối giản,…
Khái niệm đã có nhưng nếu không có thông điệp mở đầu thì nó sẽ không hoàn chỉnh. Thông thường, mỗi công ty sẽ có những chiến lược, thông điệp kinh doanh riêng. Cần xác định rõ đối tượng khán giả mà công ty muốn hướng tới tại lễ khai trương. Tiêu chí lựa chọn đối tượng bao gồm: độ tuổi, giới tính, thu nhập, sở thích, thói quen, hành vi… Từ đó có thể xây dựng chiến dịch tiếp cận đúng đối tượng và phù hợp.
Trong lễ khai trương, bạn có thể khéo léo đặt những thông điệp mở đầu trên nền, băng rôn, áp phích, băng rôn,… nhằm tăng uy tín và tính chuyên nghiệp của cửa hàng. Lưu ý: Hãy trình bày thông điệp này một cách ngắn gọn, đơn giản và dễ hiểu.
Bước 3: Gửi lời mời và thông báo trên mạng xã hội
Thiệp mời khai trương là một phần không thể thiếu để tạo nên một sự kiện hoành tráng. Một tấm thiệp mời đẹp, gọn gàng sẽ thể hiện sự chân thành của doanh nghiệp đối với khách mời. Hơn nữa, thiệp khai trương còn là công cụ quảng bá hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp đến với mọi người. Sự kiện khai trương càng lớn thì thiệp mời sẽ càng chuyên nghiệp và sang trọng.
Sau khi chuẩn bị thiệp mời, bạn cần lập danh sách các nhân vật được mời tham dự sự kiện. Bởi danh sách khách mời tại lễ khai trương là yếu tố vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp phải dựa vào các mối quan hệ và quy mô của công ty để đưa ra danh sách khách mời phù hợp.
Thông thường, khách mời tham dự lễ khai trương sẽ là người nhà, bạn bè, khách hàng, đối tác… Đối với các công ty lớn hơn, họ sẽ đầu tư tiền để mời KOL, người nổi tiếng, diễn viên nhằm thu hút sự chú ý của công chúng nhiều hơn đến sự kiện khai trương. Ngoài ra, bạn nên kiểm tra kỹ để tránh bỏ sót người trong danh sách khách mời.
Gửi thiệp mời cũng là một công việc quan trọng mà bạn không thể quên. Để thể hiện sự chân thành, doanh nghiệp có thể gửi thiệp mời khai trương trực tiếp tới người tham dự. Hoặc bạn có thể gửi lời mời trực tuyến qua email, facebook, zalo, skype,… và chờ người nhận phản hồi. Để chốt chính xác số lượng khách, doanh nghiệp nên gọi điện hỏi thăm và xác nhận xem người đó có tham dự được hay không.
Cuối cùng, bạn cần đăng thông báo khai trương lên mạng xã hội. Bởi đó là hình thức truyền tải thông điệp nhanh nhất, hiệu quả nhất và tiết kiệm chi phí nhất. Thay vì gửi thiệp mời viết tay và đến thăm nhà người quen, khách hàng, đối tác… Để đi, bạn chỉ cần đăng trạng thái khai trương lên các trang mạng xã hội là có thể thông báo về lễ ra mắt. Nó rất đơn giản phải không?
Bước 4: Trang trí địa điểm
Hầu hết thời gian trong lễ khai trương , khách hàng sẽ ghé thăm không gian cửa hàng để trải nghiệm sản phẩm và dịch vụ. Đây cũng là hoạt động hữu ích nhằm kích thích nhu cầu sản phẩm hiệu quả hơn. Vì vậy, việc trang trí cửa hàng là một việc quan trọng mà các spa, cửa hàng, thẩm mỹ viện… không nên bỏ qua.
Doanh nghiệp có thể lên kế hoạch trang trí không gian buổi lễ bằng phông nền, banner, poster, cuộn băng, Standee, lẵng hoa, cổng khinh khí cầu… để làm cho chúng nổi bật nhất. Những điểm nhấn đặc biệt này giúp sự kiện ra mắt trở nên sinh động và hấp dẫn hơn.
Bước 5: Chuẩn bị mâm cúng, bài cúng, quà tặng cho khách mời
Theo quan niệm phong thủy, khi bắt đầu một việc gì đó mới nên cúng thần linh, ông bà, tổ tiên. Đơn giản chỉ là thông báo với cấp trên những việc mình dự định làm và cầu xin sự phù hộ từ cấp trên để gặp may mắn, tiến triển thuận lợi.
Sự kiện khai trương cũng vậy. Với quan niệm “đầu xuôi, đuôi lọt” , doanh nghiệp luôn chuẩn bị đầy đủ mâm cỗ, lễ vật và khai lễ …
Bước 6: Tạo kịch bản tổ chức
Mở công ty cần chuẩn bị những gì? Để bữa tiệc khai trương diễn ra suôn sẻ cần rất nhiều yếu tố. Kịch bản tổ chức là một phần quan trọng quyết định sự thành công của chương trình này. Kịch bản mở đầu cần được lên ý tưởng sớm, đáp ứng được các yếu tố cơ bản và đặc biệt là “hoàn thiện nội dung chính”
Kịch bản khai trương chính thức sẽ bao gồm: Thời gian tổ chức từng hạng mục, hạng mục (đón khách, khai trương, đại diện phát biểu, cắt băng khai trương, mini game, bế mạc, tổ chức tiệc), chi tiết nội dung từng hạng mục.
Kịch bản chương trình sẽ ảnh hưởng rất lớn đến lễ khai trương. Kịch bản được chuẩn bị kỹ càng sẽ giúp BTC và MC dễ dàng kiểm soát, triển khai chương trình, giảm thiểu rủi ro khi triển khai chương trình.
Bước 7: Triển khai chương trình
Mở cửa hàng cần những gì ? Chương trình khai trương sẽ bao gồm các giai đoạn sau:
Đón khách
Một lễ khai trương chuyên nghiệp sẽ được đánh giá từ khâu đón tiếp khách. Vì vậy, việc đón tiếp phải đảm bảo diễn ra chu đáo, thân mật để tạo ấn tượng tốt với khách hàng.
- Doanh nghiệp có thể thuê nhân viên hướng dẫn khách đến chỗ đỗ xe. Nhận hoa và quà chúc mừng mang lên sảnh chính của buổi lễ. Ngoài việc đại diện cho chủ quán, công ty cũng nên ra đón khách để nhận những lời chúc mở đầu từ khách và đáp lại bằng lời cảm ơn, điều đó thể hiện sự hiếu khách của chủ nhà.
- Tại khu vực cổng lễ khai trương, công ty nên bố trí PG đón tiếp và đón khách.
- Tại quầy lễ tân, nhân viên ghi nhận thông tin về khách mời và mời uống trà chờ trước giờ làm lễ.
- Cử người đại diện chào đón khách và hướng dẫn mọi người về chỗ ngồi.
- Thời lượng của phần này thay đổi từ 15 đến 20 phút.
Khai mạc
MC phát biểu:
Mở đầu lễ khai trương , MC sẽ đại diện Ban tổ chức đón khách, giới thiệu lý do buổi lễ, giới thiệu khái quát những nội dung quan trọng nhất trong buổi lễ, đồng thời giới thiệu các khách mời – đại biểu của quý vị,.. trình bày video giới thiệu sản phẩm, dịch vụ và quá trình hình thành doanh nghiệp. Với giọng điệu hào hứng, nhiệt tình, MC cần thể hiện sự chuyên nghiệp trong tiết mục mở đầu lễ khai trương. Thời gian dành cho phần này là khoảng 20 phút.
Múa lân
Múa lân là một tiết mục văn nghệ hấp dẫn, thu hút sự chú ý của khách lên sân khấu một cách nhanh chóng và hiệu quả. Tiết mục múa lân với ba linh vật: lân, sư và rồng tượng trưng cho hạnh phúc, thịnh vượng và may mắn.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể kết hợp biểu diễn múa lân với các hoạt động biểu diễn văn hóa khác như ca hát, múa, múa… để đáp ứng khẩu vị của khán giả. Nếu có tiền, bạn có thể thuê thêm ca sĩ, vũ công, rapper nổi tiếng, v.v. mời dự lễ khai trương.
Đại biểu đã lên tiếng
Để sự kiện khai trương chính thức bắt đầu, người đại diện phải tiến lên và đọc bài phát biểu khai trương của công ty. Trong buổi lễ khai trương chắc chắn sẽ có rất nhiều khách mời, đối tác,… là. Vì vậy, người đại diện nên dùng từ ngữ trang trọng, lịch sự với người nghe.
Cắt băng
Cắt băng khai trương là hành động tượng trưng cho sự hạnh phúc, suôn sẻ trong ngày đầu tiên khai trương doanh nghiệp. Theo quan niệm của người Việt, màu đỏ của dải băng khai trương là màu của sự thành công và danh vọng. Hơn nữa, lễ cắt băng khánh thành còn thể hiện sự tri ân đến các phòng ban, đối tác đã tham gia vào quá trình ra mắt doanh nghiệp.
Mini game
Để tạo không khí khai trương vui vẻ, sôi động hơn, tránh nhàm chán. Doanh nghiệp có thể tổ chức các mini game thú vị để thu hút khách. Các mini game có thể là trò chơi rút thăm may mắn, trò chơi ghép chữ, trò chơi đoán đội, v.v. MC sẽ đại diện ban tổ chức và mời các khách mời lên sân khấu tham gia gameshow. Tùy theo số lượng người chơi mà MC nên dẫn dắt chương trình để tạo không khí vui vẻ, sôi động.
Tổ chức tiệc
Tiệc khai trương là nghi thức quan trọng trong một sự kiện ra mắt doanh nghiệp. Tùy vào quy mô công ty mà bạn có thể chọn tiệc ngọt hay tiệc mặn. Tiệc khai trương sẽ giúp khách hàng lấy lại năng lượng sau khi chờ đợi lễ khai trương. Đồng thời, cũng là lúc mọi người trò chuyện, tán gẫu hay thảo luận về các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp khai trương. Một bữa tiệc có sự tham dự đông đảo sẽ giúp cho khách mời cảm thấy được tôn trọng và hài lòng. Từ đó, tình yêu của họ dành cho công ty cũng ngày càng lớn hơn.
Kết thúc
Để thông báo kết thúc lễ khai trương , MC sẽ từ chức và kết thúc chương trình. Mọi người tranh thủ chụp ảnh lưu niệm trước phông nền khai trương. Đồng thời, khách có thể ghé thăm cửa hàng và mua sản phẩm, dịch vụ,…
Một số lưu ý quan trọng giúp lễ khai trương thành công
Để có một lễ khai trương thành công cần rất nhiều yếu tố từ việc lên ý tưởng, chuẩn bị kịch bản, khách mời, chọn đơn vị tổ chức sự kiện, v.v. Từng chi tiết nhỏ trong quá trình khai trương đều phải được lên kế hoạch cẩn thận để buổi lễ ra mắt đạt hiệu quả.
Những lưu ý quan trọng để buổi khai trương diễn ra tốt đẹp:
- Cần xác định sự phù hợp giữa không gian và thời gian của lễ khai trương. Nếu bạn chỉ tổ chức một bữa tiệc khai trương nội bộ đơn giản để mời đối tác, bạn bè. Doanh nghiệp có thể chọn thời điểm vào buổi tối để mọi người có thời gian lặng lẽ trò chuyện, trò chuyện cùng nhau. Đối với những bữa tiệc khai trương diễn ra ở nơi công cộng có quy mô lớn, hãy tổ chức vào ban ngày. Bởi đây là thời điểm thích hợp để tuyên truyền, quảng bá thương hiệu doanh nghiệp mới đến với công chúng.
- Bạn nên điều tra địa điểm diễn ra sự kiện khai trương càng sớm càng tốt. Ban tổ chức phải đánh giá thực tế xem điều kiện vật chất, diện tích không gian có phù hợp với quy mô và tài chính của công ty hay không.
- Luôn lên kế hoạch chi tiết từng chi tiết cho bữa tiệc khai trương . Đồng thời đề xuất các giải pháp thay thế nếu rủi ro xảy ra. Bởi không ai có thể đoán trước được những sự cố bất ngờ nào sẽ xảy ra trong sự kiện khai trương.
- Sắp xếp thời gian thi công và trang trí khai trương phù hợp để tránh làm chậm trễ sự kiện khai trương.
- Thời gian chương trình khai trương cần được ấn định phù hợp. Lưu ý tốc độ của chương trình ở mức vừa phải, không quá nhanh nhưng cũng không quá chậm hay rời rạc. Bạn cần tập trung vào những phần quan trọng nhất, nhắm tới những yêu cầu, thông điệp mà doanh nghiệp mong muốn.
- Việc chạy thử phải được thực hiện cẩn thận để giảm thiểu các vấn đề phát sinh. Việc chạy thử tốt nhất nên diễn ra trước ngày khai trương chính thức 1 ngày để có kết quả tốt.
- Cần bố trí nhân sự đồng đều để mọi người cảm thấy công bằng và sẵn sàng thực hiện tốt nhiệm vụ của mình trong sự kiện khai trương.
- Đối với lễ khai trương, doanh nghiệp phải xin giấy phép tổ chức sự kiện. Đây là một thủ tục nhỏ nhưng lại ảnh hưởng không nhỏ tới sự thành công của buổi lễ. Bạn phải nộp đơn xin giấy phép từ 10 đến 30 ngày trước sự kiện. Các đơn vị mà doanh nghiệp phải xin phép bao gồm: Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Ủy ban nhân dân thành phố, Sở Nghệ thuật biểu diễn,…
W88Event – Công ty tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp
Với hơn 10 năm hoạt động trong ngành tổ chức sự kiện, sở hữu đội ngũ nhân viên hơn 50 nhân viên trẻ, chuyên nghiệp, năng động… Công ty sự kiện W88event sẽ là sự lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn. Đội ngũ nhân viên của W88Event luôn có những bí quyết vàng để đảm bảo mỗi sự kiện luôn có những cải tiến mới, thu hút và đi theo quỹ đạo đã định trước.
W88 Event đã đảm nhận và tổ chức thành công hơn 1.500 sự kiện lớn nhỏ với quy mô từ hàng trăm đến hàng nghìn người. Tổ chức đa dạng các sự kiện như hội nghị, hội thảo, lễ khai trương, lễ khánh thành, lễ ra mắt sản phẩm mới, tiệc cuối năm và lễ thành lập công ty, tổ chức sự kiện teambuilding… Dù là bất kỳ sự kiện nào, công ty tổ chức sự kiện W88Event luôn đáp ứng hoàn hảo mọi yêu cầu khắt khe của khách hàng về quy mô, thiết bị, ý tưởng, nội dung, kinh phí tổ chức…
Thông tin liên hệ:
- Văn phòng đại diện: 5 Ng. 76 Đ. Trung Văn, Trung Văn, Từ Liêm, Hà Nội
- CN Hồ Chí Minh: 491/1KL Đ. Lê Văn Sỹ, Phường 12, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh
- Email: w88event@gmail.com
- Website: https://w88event.com/
Trên đây là những chia sẻ quy trình tổ chức lễ khai trương nhằm giúp bạn tổ chức một buổi lễ khai trương thành công và ý nghĩa hơn. Đây là sự kiện quan trọng đối với cửa hàng, văn phòng, công ty của bạn,… nên bạn cần lên kế hoạch cẩn thận để tránh những sai sót trong quá trình tổ chức.
